Glamuroso por afuera, estresante por dentro. El mundo de la organización de eventos.

La mejor forma de dar a conocer las marcas es con acontecimientos públicos, que incluyan un montón de signos que ayuden a formar la percepción que tienen las personas de dicha marca. (Personajes invitados, tipo de comida, el lugar en el que se realiza, decoración, música…) es toda una burbuja de símbolos que trata de encerrar en pocas horas, un universo de significados que intentan describir de una forma deseable, y con el mayor control posible, a la marca de una empresa.

Los eventos se han hecho algo esencial para llevar a la marca o a las empresas (mucho) más cerca de sus clientes actuales y potenciales. Es la forma de hacerse “tangible” en unas horas de puesta en escena de todos los elementos que hacen parte de un evento.

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El propósito del evento puede ser expresamente el de promocionar a la empresa o marca como tal, o bien puede ser la celebración de un hito o acontecimiento importante en la empresa, y se aprovecha eso para, de nuevo, tener un espacio de contacto con los públicos estratégicos de la empresa.

Para las empresas no solo sus propios eventos les sirven como proyección de marca, sino el estar presente en eventos de otras empresas, organizaciones o causas, ya que la relación con otros también comunica la personalidad de una marca. Por ejemplo, una fábrica de papel puede ser sponsor,  patrocinadora o apoyo de un evento temático de reciclaje o reutilización de materiales, y eso da a entender el compromiso que tiene como empresa para disminuir el impacto negativo de su producción en el ambiente (eso es parte de la Responsabilidad Social Empresarial, de la que ya hablamos en anteriores posts)

“Toda empresa o negocio debe tener la capacidad de organizar eventos que impulsen un crecimiento desde adentro y al mismo tiempo eduquen al público acerca del lugar y propósito de una empresa dentro de su industria. Y sin lugar a duda, una de las mejores maneras de lograrlo es con la organización de eventos empresariales.

Normalmente los eventos empresariales incluyen conferencias, actividades inter-empresa y proyectos comunitarios… Todo esto enfocado a reforzar y lograr las metas de la empresa. Y aunque en buena medida, la mayor parte de los eventos empresariales están enfocados a trabajo, estos eventos también son conocidos por su capacidad de divertir, entretener e integrar a todos los asistentes al evento.” –sarao.com.mx

 Qué necesita una empresa de organización de eventos

“Organizar eventos requiere tres cosas básicas: contactos, un ‘colchón’ financiero y capacidad de sacrificio a prueba de bombas” – emprendedores.es

Organizador

La organización de eventos abarca muchísimas áraeas con un un punto en común: la planificación. Un organizador de eventos, o  una empresa de organización de eventos, debe considerar todas las dimensiones que tendrá un evento a partir del objetivo que persigue con el mismo.

Es necesario hacer una “check-list” de todo lo que hará que el evento cumpla sus objetivos. El punto de partida, además de la meta que tiene el evento (promoción, lanzamiento de producto, networking, etc.) es el lugar donde se realizará, el horario y el tipo de público que se atenderá.

La planificación prácticamente parte de la dimensión de personas que asistirán: cuántas personas, edad, tipo de ocupación y valor para la empresa como público estratégico.

Para organizar un evento exitoso:

“El punto más importante es siempre organizar eventos empresariales con una meta específica o una misión para el evento bien definida.

Una vez definido el objetivo del evento, se debe tener en cuenta la agenda del evento. Actividades, conferencias, páneles, entretenimiento, comidas, socialiación… todo esto y más debe ser incluído y tomado en cuenta al organizar la agenda y el horario tentativo del evento.

Finalmente, cuando la meta y la agenda del evento hayan sido definidas, se comienza la planeación detallada de cada actividad.” -sarao.com.mx

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Fuente (además de las citadas): http://www.circulocapitalhumano.com/noticia.cfm?noticiaID=3962

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